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Comment créer et envoyer une invitation à une réunion à partir d’Outlook

Par Thomas, le 10 février 2021 — 3 minutes de lecture
Comment créer et envoyer une invitation à une réunion à partir d'Outlook

Les invitations aux réunions ont été déplacées en ligne bien avant les réunions. Étant donné la popularité des planificateurs numériques, des calendriers en ligne et des événements Web, il va de soi que les invitations sont gérées en conséquence.

La plupart des événements en ligne fournissent un lien simple que vous pouvez partager avec des participants potentiels. Le lien ajoute l’événement à un calendrier en ligne. Avec Outlook, vous pouvez créer quelque chose de similaire, mais il n’est pas lié à un événement en ligne.

Invitation à une réunion dans Outlook

Dans Outlook, vous pouvez envoyer une invitation de calendrier à un événement. Cet événement peut être en ligne ou hors ligne. Cela dépend entièrement de vous et la fonctionnalité d’Outlook concerne moins le type d’événement que le type d’invitation que vous souhaitez envoyer.

Une invitation à une réunion Outlook peut être envoyée à plusieurs personnes, les destinataires peuvent l’accepter ou la refuser, et vous pouvez voir qui y participe et qui n’y participe pas.

Lorsqu’une invitation est acceptée par un destinataire, l’événement / la réunion est automatiquement ajouté à son calendrier.

Créer une invitation à une réunion

Pour créer une invitation dans Outlook pour Microsoft 365, procédez comme suit.

  1. Ouvert Perspective.
  2. Clique le flèche déroulante à côté de Nouveau message.
  3. Sélectionner Réunion. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira.

  1. Donner la Rencontre un nom / titre.
  2. Pour les participants qui doivent être présents, entrez leur email dans le champ Obligatoire.
  3. Pour les participants qui peuvent se désinscrire de la réunion, saisissez leur email dans le Champ facultatif.
  4. Sélectionner un heure et date de début et de fin. Si la réunion ou l’événement durera toute la journée, sélectionnez Toute la journée.
  5. Si la réunion doit avoir lieu dans plusieurs fuseaux horaires, sélectionnez Fuseaux horaires et choisissez le fuseau horaire dans lequel l’invitation est créée.
  6. Si la la réunion est récurrente, par exemple, une réunion hebdomadaire ou quotidienne du personnel, sélectionnez Rendre récurrent.
  7. Sélectionnez le période récurrente pour la réunion.
  8. Ajouter un message et joindre des fichiers nécessaires à la réunion et envoyez l’invitation.

Accepter l’invitation à la réunion

Les invitations à des réunions peuvent être acceptées dans la plupart des clients de messagerie et sur l’interface Web d’un service de messagerie. Si vous utilisez Outlook, suivez les étapes ci-dessous pour accepter (ou refuser) une invitation à une réunion.

  1. Double-cliquez sur l’invitation (Il apparaîtra comme un e-mail dans votre boîte de réception).
  2. Clique le Bouton Accepteret sélectionnez Envoyez la réponse maintenant.
  3. À refuser la réunion, clique le Bouton de refus.

Afficher la réponse à la réunion

L’affichage de la réponse à une réunion est simple si vous savez où la chercher.

  1. Ouvert Perspective.
  2. Clique le Icône de calendrier en bas de la colonne à gauche.
  3. Trouvez la réunion dans votre calendrier.
  4. Double-cliquez sur la réunion pour l’ouvrir.
  5. Aller au Onglet Suivi.
  6. Tu verras une liste de participants qui ont accepté, refusé ou accepté provisoirement l’invitation.

Conclusion

Une invitation à une réunion Outlook peut être ajoutée à Gmail. Gmail est en mesure d’analyser le message reçu lorsqu’une invitation est envoyée et de le convertir en événement Google Agenda. Il pourra conserver la plupart des informations de l’invitation.

Thomas

Thomas

Né devant Windows 3.x et toujours passionné par l'évolution de ce système d'exploitation, j'écris aujourd'hui des guides d'optimisations et solutions pour le très abouti Windows 10. Vous retrouver aussi ma section concernant Microsoft Office qui regorge de tips et astuces pour la célèbre suite bureautique.

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