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Comment accepter et rejeter automatiquement les invitations à une réunion dans Outlook

Par Thomas, le 27 mars 2021 — 3 minutes de lecture
Comment accepter et rejeter automatiquement les invitations à une réunion dans Outlook

Où serions-nous sans réunions? Faire probablement plus de travail, mais une fois que le nombre de personnes avec lesquelles vous travaillez atteint un certain nombre, les réunions deviennent nécessaires. Planifier une réunion n’est pas facile; vous devez vérifier et vous assurer que tout le monde est disponible, vous assurer qu’ils savent quand la réunion a lieu et envoyer un ordre du jour. Si vous travaillez avec des équipes distantes et dispersées géographiquement, il est encore plus difficile de gérer des fuseaux horaires différents. Outlook n’aide pas beaucoup avec les fuseaux horaires, mais il vous permet d’envoyer des invitations à une réunion et de voir qui a accepté ou refusé une réunion. Les utilisateurs d’Outlook ont ​​la possibilité d’accepter ou de rejeter automatiquement les invitations à des réunions en fonction de leur disponibilité.

Outlook peut vous avertir en cas de conflit entre une réunion et il va donc de soi qu’il sait lesquels de vos créneaux horaires sont gratuits. Si vous souhaitez qu’Outlook accepte et rejette automatiquement les invitations à des réunions, vous devrez activer l’option.

Accepter et rejeter les invitations à une réunion

Ouvrez Outlook et accédez à Fichier> Options. Dans la fenêtre Options, sélectionnez l’onglet Calendrier dans la colonne de droite. Faites défiler la page jusqu’à la section «Accepter ou refuser automatiquement», puis cliquez sur Accepter / refuser automatiquement.

Une petite fenêtre s’ouvrira avec trois options; le premier acceptera les demandes de réunion, le second refusera celles qui sont en conflit avec les invitations existantes, et le troisième refusera automatiquement les demandes de réunion pour les réunions récurrentes.

Limites

Vous pouvez activer toutes ces options, mais assurez-vous de maintenir religieusement votre emploi du temps dans le calendrier. Si vous disposez d’un temps non planifié pour travailler sur quelque chose, Agenda le traitera comme du temps «disponible» et acceptera les demandes de réunion.

Si vous n’avez pas envie de remplir tous les aspects de votre journée de travail dans le calendrier, vous devez uniquement activer l’option de refuser les demandes de réunion qui sont en conflit avec d’autres engagements et de refuser les demandes de réunion récurrentes. Vous voudrez avoir plus de contrôle sur les invitations que vous acceptez.

Outlook ne vous permet pas de définir des heures acceptables ou des heures disponibles que les autres personnes de votre organisation peuvent voir lorsqu’elles vous invitent à une réunion. Si tel est le cas, vous pouvez les utiliser pour automatiser l’acceptation des invitations. Si vous souhaitez toujours automatiser l’acceptation des invitations à des réunions, mais que vous ne vous souciez pas de remplir votre emploi du temps, ajoutez des événements sans nom dans Agenda pour les heures que vous prévoyez de consacrer au travail. Outlook ne va pas vérifier si vous ajoutez un événement ou une tâche réel, il vous suffit donc d’ajouter quelque chose et de le prolonger suffisamment pour couvrir le temps que vous ne pouvez pas assister à une réunion. C’est un peu cinglant mais c’est la solution la plus simple qui soit.

Thomas

Thomas

Né devant Windows 3.x et toujours passionné par l'évolution de ce système d'exploitation, j'écris aujourd'hui des guides d'optimisations et solutions pour le très abouti Windows 10. Vous retrouver aussi ma section concernant Microsoft Office qui regorge de tips et astuces pour la célèbre suite bureautique.

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