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Analysez, marquez les erreurs et obtenez des commentaires sur les documents MS Office grâce à l’analyse des informations

Par Thomas , le 21 juin 2021 — 4 minutes de lecture
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L’analyse d’un document volumineux comportant diverses sections n’est pas une tâche facile et ceux qui ont besoin d’analyser le contenu des documents marquent des sections, créent une note séparée ou notent des points importants pour aider les membres de l’équipe à corriger le contenu du document. Prenez par exemple les e-mails liés au projet des membres de l’équipe, vous devrez parfois spécifier les détails d’une certaine partie de l’e-mail, détailler les risques impliqués dans les étapes cruciales de développement du projet, remettre en question la véracité des statistiques, etc. Dans un tel scénario, créer un nouveau document juste pour élaborer les détails qui doivent être ajoutés et pour fournir un retour d’information approprié aux membres de l’équipe devient non seulement fatiguant mais aussi une perte de temps.

Analyse des informations pour MS Office est conçu spécifiquement pour réduire l’effort impliqué dans l’analyse des documents. Il s’agit d’un complément ingénieux et intelligent pour MS Word, PowerPoint et Outlook, qui vous permet d’analyser les documents, les présentations et les e-mails sans avoir à créer une note distincte pour chaque section du contenu du document. La partie intéressante est qu’il offre une poignée d’outils d’analyse pour rendre le processus d’analyse de contenu aussi transparent que possible. Les espaces réservés de contenu les plus fréquemment utilisés pour l’analyse de documents sont disponibles pour vous aider à démarrer l’analyse de la section de document. Vous sélectionnez le contenu du document à analyser et marquez pour rédiger un rapport sur celui-ci. De même, vous pouvez afficher toutes les sélections de documents pour ajouter rapidement des commentaires, marquer les erreurs, poser des questions, répondre aux questions et aux erreurs marquées, consulter les statistiques, etc.

Après avoir installé le plug-in, vous pouvez voir un nouvel onglet ajouté dans le ruban des applications MS Office appelé Speak Logic. Sous cet onglet, tous les outils essentiels pour analyser le document/email sont alignés. Tout d’abord, nous commençons par analyser le contenu du document sélectionné.

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La boîte de dialogue d’analyse vous permet de rédiger un rapport d’analyse sur le contenu sélectionné. Ici, vous pouvez également ajouter des questions d’analyse pour une partie spécifique du contenu, fournir des commentaires à ce sujet, marquer les erreurs, ajouter des fichiers texte et RTF externes, etc.

boîte de dialogue d'analyse

Toutes les questions sont répertoriées dans la fenêtre Question d’analyse. Pour ajouter une autre question, dans le menu déroulant Question, sélectionnez Ajouter une question. Si vous souhaitez répondre à une question posée par un membre de votre équipe, faites un clic droit sur la question répertoriée et sélectionnez Répondre à la question d’analyse.

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De même, à partir du ruban, vous pouvez afficher la boîte de dialogue Commentaires pour écrire des rapports à un membre spécifique de l’équipe. Il vous permet d’ajouter un sujet de commentaire, une fonction de communication et une adresse e-mail.

Rétroaction

À côté de Commentaires, vous pouvez demander à recevoir des commentaires sur le contenu du document sélectionné. Il sépare automatiquement le contenu sélectionné du document et vous permet d’ajouter des questions, des opinions et d’autres données de complémentarité pour obtenir des commentaires sur des points spécifiques inclus dans le contenu spécifié. Dans le menu déroulant Historique, vous pouvez obtenir un aperçu de toutes les sélections de documents précédemment utilisées, la liste des éléments signalés, la liste des retours et toutes les analyses retenues.

L’analyse des informations pour MS Office fonctionne à la fois sur Office 2007 et Office 2010.

Télécharger l’analyse des informations pour MS Office

Thomas

Né devant Windows 3.x et toujours passionné par l'évolution de ce système d'exploitation, j'écris aujourd'hui des guides d'optimisations et solutions pour le très abouti Windows 10. Vous retrouver aussi ma section concernant Microsoft Office qui regorge de tips et astuces pour la célèbre suite bureautique.

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